Kumpulaan uusi palvelukeskus

Kumpulan kampuksella aloittaa tänä keväänä uusi palvelukeskus, jonka ideana on tarjota keskitetysti hallintopalveluja. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kaikille Helsingin yliopiston kampuksille tulevien palvelukeskusten tarkoituksena on uudistaa hallinnon organisoimista ja tehtäviä yliopistolla sekä vähentää hallinnon työmäärää. Tavoitteena on saada yliopistossa työskentelevä hallintohenkilöstö toimimaan entistä paremmin yhdessä ja turvata kaikille mahdollisuus keskittyä varsinaisiin tehtäviinsä - tulevat palvelukeskukset tuottavat tiedekunnille ja laitoksille sellaisia hallinnollisia palveluja, joiden toteuttaminen ei ole tarkoituksenmukaista yksittäiselle yksikölle. Tällöin voidaan vapauttaa resursseja todellisiin tehtäviin laitostasolla.

Palvelukeskuksissa tuotetaan yhteisiä palveluita tiedekunnille, laitoksille, tutkimusryhmille ja niiden henkilöstölle ja opiskelijoille. Yliopistotasolla palvelurakenteen uudistamisella tähdätään palveluprosessien ja palvelutason yhdenmukaistamiseen, palveluiden tehostamiseen ja kustannusten säästöön sekä ajanmukaistamiseen. Muiden korkeakoulujen kuin Helsingin yliopiston palvelut keskittyvät valtakunnallisesti: niiden palvelukeskukset sijaitsevat Joensuussa, Vaasassa ja Espoossa.

Uudet palvelukeskukset muodostetaan jo toimivista kampuspalveluyksiköistä sekä tiedekuntien ja laitosten palvelukeskukseen sijoittamasta henkilöstöstä. Tarkoituksena ei ole luoda uutta hallinnollista tasoa; keskukset ja niiden henkilökunta toimivat keskushallinnon alaisuudessa.

Tavoitteena on pitää palvelut mahdollisimman lähellä käyttäjiä, muuten vaarana on hallinnon kaksin- tai moninkertaistaminen. Tämän toteutumiseksi tarvitaan selkeä työnjako laitoksen ja keskuksen välillä. Henkilöstöä ei uudistuksen myötä saa lisätä, vaan tavoitteena on päinvastoin sen vähentyminen ajan kuluessa.

Kumpulan palvelukeskusta valmistelee työryhmä

Kumpulassa toimii rehtorin asettama Kumpa-työryhmä, joka valmistelee kampuspalvelukeskuksen perustamista. Työryhmä saa työnsä päätökseen maaliskuun loppuun mennessä, ja sen työn tuloksia hyödynnetään palvelusopimusten valmistelussa ja palvelukeskusten toiminnan käynnistämisessä. Aikaa suunnitteluun ei ole liikaa, koska palvelukeskusten aloittamista aikaistettiin rehtorin päätöksellä; nyt aloituspäiväksi on määrätty 1.4.2007. Oman toimistopäällikkömme Päivi Karimäki-Suvannon mukaan ryhmässä ei ole vielä tehty mitään päätöksiä, vaan asiat ovat toistaiseksi suunnittelupöydällä. Työryhmässä sovitusta tiedotetaan ensin laitoksen johtajille ja dekaanille, ja sen jälkeen koko henkilökunnalle.

-Eniten tästä uudesta järjestelystä hyötyvät pienet laitokset, joilla on pienet volyymit. Meidän tiedekunnassamme erikoisuutena ovat isot ainelaitokset joilla on todella suuret volyymit, Päivi pohtii.

Hänen mukaansa keskittäminen kannattaa tiettyyn pisteeseen asti, mutta täytyy myös miettiä milloin tulee ”katto vastaan”. Entä mitä uudistus tarkoittaa oman laitoksemme kohdalla?

Oma laitoksemme erityisluonne

Oman laitoksemme osalta palvelukeskus tulee vaikuttamaan lähinnä henkilöstö- ja taloushallinnon palveluihin. Näillä osa-alueilla laitoksen tavoitteena on verkostoitua ja tehdä yhteistyötä.

-Verkostoituminen kampuksella viittaa siihen, että esimerkiksi henkilöstöasioiden osalta niiden hoitajat kokoontuvat puhumaan säännöllisesti; he käyvät läpi hallinnon alansa ajankohtaisia asioita ja käytänteitä.

-Itse asiassa henkilöstöasioiden osalta on oikeastaan siirretty keskukseen jo kaikki, mitä meiltä voidaan siirtää eli lähinnä tietojen tallennukset järjestelmiin, Päivi sanoo.

Meillä, kuten varmasti muillakin laitoksilla, hallinnon suunnitteluun, valmisteluun, päätöksentekoon ja seurantaan liittyvät asiat ovat sellaisia, jotka säilyvät laitoksen vastuulla.

-Oman laitoksemme erityisluonne liittyy tutkimusrahoituspuoleen, jossa meillä on vuosittain noin 60 projektia, sekä IT:hen, joka meillä on osa substanssia eikä suinkaan pelkkä tukitoiminto, Päivi toteaa.

Laitoksellahan on oma verkko ja palvelut ovat aivan toisella tasolla kuin mitä esim. tietotekniikkaosasto voi tarjota, meillä mm. kehitetään omia järjestelmiä ja ohjelmistoja.

Kaiken kaikkiaan tarkoituksena on tuottaa sellaiset palvelut itse, joita keskus ei voi tuottaa, ja toisaalta asettaa tarkat laatuvaatimukset keskukselta ostettaville palveluille. Palvelukeskuksessa laitoksella olisi tarkoitus olla nimikkoasiainhoitaja asialohkoittain. Uudistukset vievät aina aikaa ja jonkin verran hikeä ja kyyneleitä, mutta ehkäpä lopussa kiitos seisoo?

Lähteitä:

Yliopiston hallinnon julkaisut:

Hallinnon ja tukitoimien kehittämisohjelma 2007-2009 http://www.helsinki.fi/julkaisut/aineisto/hallinnon_julkaisuja_30_2006.pdf

Hallinnosta hallintaan - Hallinnon arviointi 2004-2005 http://www.helsinki.fi/julkaisut/aineisto/arviointiraportti_julkaisu.pdf

Lotta Lounasmeri